Kako razvrstiti, premetati in shraniti vse svoje papirnate zapise

Držite račune, pravne dokumente in račune pod nadzorom s temi nasveti za organizacijo.

Ko potisnete v predale ali zgrnete na kupe, lahko pošta in dokumenti hitro natlačijo delovni prostor in zadušijo produktivnost. Čeprav je morda ostalo v vašem domu lažje urejati, stavimo, da ne boste posvečali enake pozornosti in razmišljanja organizaciji računov in fotokopiranih obrazcev. Čeprav je morda skušnjava spraviti papirje stran, dokler ne boste še enkrat potrebovali referenc za vsak kos, ne bi smeli odložiti razvrščanja kupčkov papirja za drugo leto. Tukaj je opisano, kako to storiti enkrat za vselej, meni strokovnjak za organizacijo.

kako uporabiti cvetlično žabo

Povezano: 19 idej za organizacijo pisarn, da pospravite svoj prostor

Začnite pri vratih.

Preden začnejo različni dokumenti potovati po vašem domu, Malaika Lubega - profesionalni organizator, notranji dekorater in lastnik Huza Home Concepts -pravi, da lahko ugotovite, ali jih morate razvrstiti, premetati ali shraniti, takoj ko vstopite skozi vhodna vrata. 'Ustvarjanje preprostega' apos; cone spuščanja 'apos; pomaga preprečevati nered s papirjem, «pravi. 'V svojem domu uporabljam tisto, kar imenujem moj' a do 'box' zajeziti, vzdrževati in zmanjšati nered s papirjem. ' Lubega opozarja na svojo lastno zabojico za datoteke File Made with Design s pokrovom (11 dolarjev, target.com ) kot izdelek, ki ga lahko kdorkoli uporablja, saj ni nereda, če ga slučajno strmoglavi. 'Določim en dan v tednu za razvrščanje tega koša, shranjevanje, drobljenje in recikliranje vsega, kar še ne bo ostalo,' dodaja.

Ustvarite sistem za razvrščanje.

Eden od načinov za pomoč pri razvrščanju je ustvarjanje sistema arhiviranja. To ne mora biti zapleteno. Pravzaprav Lubega pravi, da vam bo to dejansko pomagalo slediti dokumentom, ki jih je treba takoj posvetiti, in tistim, ki jih morate le vložiti. Priporoča uporabo cenovno ugodnega organizatorja kock, kot je na primer Threshold's Four-Cube Organizer Shelf ( 50 dolarjev, target.com ), skupaj z zabojniki za datoteke revij, kot je Project's 62's Metal Magazine Filer ( 13 dolarjev, target.com ) in zabojniki iz blaga, kot so koši za shranjevanje kock Threshold ( 10 dolarjev, target.com ), da bo vse v redu. Od tu označite vsak koš za revije glede na vrsto papirologije ali prednostno raven. Lubega razvrsti vsakega s temi oznakami: računi, opravila in arhiviranje. Začenši z računi, pravi, da jih vse razvrstite v svojo ločeno datoteko, tako da lahko sledite vsakemu, ki potrebuje pozornost, na primer račune za komunalne storitve. Papir, ki ga lahko opravite, ki je lahko od obvestil HOA in možnosti refinanciranja do prihajajočih šolskih dogodkov in drugih dokumentov, ki jih ni treba takoj obvestiti, spravite v posamezen koš. Potem, ko ste plačali račune, dokončali davke za eno leto ali če želite članu družine pospraviti nepozabne projekte, vse to shranite v koš za shranjevanje.

Shranite za dolge razdalje.

Poleg sistema za razvrščanje dodajte ločene mape za lažje shranjevanje in dostop do najpomembnejših dokumentov, kot so računi za plin, elektriko in vodo; dokumentacijo za vsakega od vaših kreditne kartice in banke; in o stanovanjskih datotekah. 'V mapah razvrstite zapise kronološko (najnovejše spredaj),' ugotavlja Lubega. 'Pomaga vam lahko, kako dolgo je nekaj v mapi, in ga lahko po enem letu samo izpraznite, optično preberete in raztrgate.'

ali lahko pred časom olupiš krompir

Vedno imejte tiskane kopije pravnih dokumentov, kot so rojstni listi, potni listi, naslovi nepremičnin in izkaznice socialne varnosti, pravi. 'Te lahko shranite v sefu v banki ali doma,' pojasnjuje Lubega. 'Če so doma, jih je treba hraniti v nepremočljivem in ognjevarnem sefu, ki ga je mogoče zlahka prijeti in vzeti v nujnih primerih, kot je tornado, poplava ali požar.' Ker je zamenjava teh dokumentov lahko v celoti in draga, predlaga vlaganje v skrinjo, kot je nepremočljiva skrinja Honeywell Lite Weight ( 119,98 USD, lowes.com ).

Odvrzite 'neželeno pošto'.

Če prejmete kakršno koli 'neželeno pošto', kot so letaki ali oglasi, Lubega pravi, da jih je običajno mogoče takoj reciklirati. 'Če je naslovljen na' trenutnega prebivalca, ' lahko gre! ' pravi. 'Če pa je na njem vaše ime in naslov, ga je zaradi varnostnih razlogov vredno drobiti.' Drugi predmeti za recikliranje? Kuponi so eno, še posebej, ker jih je veliko mogoče najti na spletu.

kakšna je formula za izračun betonske metre

Pojdite digitalno.

Ko so dokumenti vloženi določen čas, jih lahko digitalizirate. Plačane račune, bančne izpiske, hipotekarne papirje boste želeli obdržati približno eno leto, medtem ko boste morali pet let hraniti zdravstveno kartoteko ali davčne podatke. Ko to časovno obdobje mine, Lubega reče, naj jih optično prebere in obdrži v digitalni obliki. 'Številni mesečni izpiski (na primer računi, bančni izpiski itd.) Imajo brezpapirne možnosti, ki strankam omogočajo elektronski dostop do izpiskov in njihovo plačevanje,' pravi Lubega. 'Podobno mnogi zdravniki & apos; pisarne (vključno z nekaterimi veterinarji) imajo portale za paciente, ki bodo varno hranili tudi zdravstvene kartone in izjave. ' Ker lahko do teh vrst izpiskov in potrdil dostopate prek spleta, boste lahko doma organizirani brez odvečnega papirja.

Pro tip? Priporoča beleženje gesel v knjigi, kot sta osebni internetni naslov in dnevnik gesla Peter Pauper Press ( 7,95 USD, amazon.com ), saj je na voljo dovolj prostora za zapisovanje zaupnih informacij in vedno lahko držite namesto naprave. 'Čeprav vam bodo skoraj vse brezpapirne storitve omogočale plačilo s kreditno kartico, dvakrat preverite, ali obstajajo kakšne provizije, povezane s plačilom s kreditno kartico, namesto neposrednega dviga z vašega tekočega računa,' svetuje. 'Slednje je skoraj vedno brezplačna možnost.'

Komentarji